 |
|
|
|
|
|
Ваш руководитель
Обсуждайте проекты и планы с вашим боссом так, чтобы заданий, которые он вам поручил, соответствовали вашему графику.
Научитесь тактично сокращать дискуссии.
ДЕЛОВЫЕ СОБРАНИЯ
В словаре дается определение собранию как «совместному сбору ряда людей в определенное время и в определенном месте, главным образом, для проведения обсуждения».
Собрания пользуются известностью как растратчики времени. Как же их проводить, чтобы они меньше отнимали его?
Как руководитель, вы будете связаны с двумя видами собраний: теми, которые вы организуете сами, и теми, в которых вас просят принять участие.
Организация собрания
Все собрания должны быть хорошо спланированы, чтобы они были результативными. Перед тем, как устраивать собрание, вам нужно задать себе следующие вопросы:
Почему мне нужно собрание?
Должна быть определенная цель. Слишком много собраний проходят по традиции — «У нас всегда собрание утром в понедельник».
Чего я хочу добиться?
Установите цель. Не пытайтесь охватить слишком много тем на одном собрании. Достаточно трех, иначе собрание займет чересчур много времени.
Кого мне следует просить присутствовать?
Приглашайте только тех людей, которым действительно нужно там быть.
Когда мне следует его провести?
Определите удобное время и дату. Оповестите заинтересованных лиц не меньше чем за 24 часа.
Где следует провести собрание?
Место сбора должно быть достаточно просторным,
чтобы каждый мог удобно разместиться.
Цель собрания
Созывать собрание следует только при следующих обстоятельствах:
• Когда решения требуют обсуждения, а не просто экспертизы.
• Для обсуждения многосторонних проблем, которые требуют различных навыков.
• Когда решение затрагивает всех членов.
• Когда дело требует группового обсуждения, во избежание необъективности.
• Когда информация имеет ценность для всех участников.
Чтобы сделать собрание действенным, необходимы три условия:
• Оно должно быть организовано надлежащим образом.
• Должен быть хороший председатель.
• Присутствующие должны иметь возможность принимать активное участие.
Подготовка повестки дня
Когда бы вы ни устраивали собрание, вы должны подготовить повестку дня, которая должна быть доведена до всех участников не позднее чем за двадцать четыре часа до собрания.
Важную роль в ведении собрания играет психологический фактор, особенно если тема спорная. Большинство собраний проводятся за прямоугольным столом, и места по его краям считаются самыми авторитетными. Поэтому, как председатель, вы должны выбрать авторитетное место. Общепризнанно, что люди, сидящие справа от вас, обычно будут действовать более согласованно. Следовательно, если вы знаете, что некоторые люди изначально будут против вашего предложения, вам следует разместить их справа от вас. Предоставленные же самим себе, они усядутся как можно дальше от вас с левой стороны стола.
Рисунок показывает различные психологические позиции.
Позиция А — наиболее влиятельная и вам следует оставить ее за собой как за председателем.
В — следующая наиболее значительная позиция; ее должен занимать ваш близкий союзник. Посадите тех людей, которые, как вы полагаете, не пришла к решению, на места С, D и Е.
Участников, которые против вашего предложения, разместите по позициям F, G и H.
Роль председателя
Успех собрания будет в значительной степени зависеть от результативной работы председателя. В идеале, это должно быть нейтральное лило. Однако в деловой ситуации это не всегда практично. Поэтому, раз вы созвали собрание, вам и следует взять на себя эту роль.
Вам, как председателю, нужно:
• Начать с четкого определения целей собрания.
• Обеспечить, чтобы по каждому пункту повестки дня был достигнут и записан результат обсуждения.
• Открыть обсуждение по каждой теме, подготавливая благоприятную почву.
• Пригласить к сотрудничеству каждого участника.
• Соблюдать порядок, когда люди уклоняются от ответа.
• Побудить высказать все точки зрения.
• Не подавлять обсуждение.
• Не быть судьей.
• Подвести итоги тому, в чем пришли к согласию во время и в конце собрания.
• Согласовать планы действий и дальнейшие собрания (при необходимости).
• Следить за временем и довести собрание до конца.
Ведение протокола
Когда необходимо, следует вести протокол собрания и раздать его всем участникам в течение пары дней после собрания.
По меньшей мере каждый должен получить копию планов действия, определяющих, кто и что будет делать.
Каждая повестка дня должна включать следующее:
-Цель собрания. Важно, чтобы люди знали о причине собрания и его цели.
-Дату.
-Время начала и окончания. Проставляя оба времени, вы определяете продолжительность собрания. Если вы начинаете собрание перед естественным перерывом на обед или в конце дня, это лучшая возможность закончить его вовремя. Общеизвестно, что собрания обычно растягиваются, чтобы заполнить служебное время
-Место сбора участников.
-Темы, на обсуждение которых должно быть отведено примерно рассчитанное время. Если кто-то из членов должен выступать с сообщением, имя этого человека должно быть включено в повестку дня.
-Другие вопросы. На это часто тратится много времени. Чтобы помочь вам управлять этим процессом, желающий поднять вопрос для обсуждения должен передать вам свое уведомление до собрания. Тогда за вами решение, включать это в повестку дня или нет. Слишком часто при этом поднимаются вопросы, затрагивающие одного или двух лиц, и их лучше рассмотреть в другое время.
Выбор места сбора
Где бы вы ни решили провести собрание, важно, чтобы вам не мешали. Как вы разместите сиденья, устроите освещение и вентиляцию? Иногда лучше провести собрание в более непринужденной обстановке.
Посещение собраний
Когда вас просят присутствовать на собрании, чтобы сэкономить время, вам следует:
-Проверить, действительно ли необходимо ваше присутствие
-Получить копию повестки дня
-Тщательно спланировать свое участие
-Если вас касается только часть собрания, договоритесь присутствовать только на этой части
На собрании:
-излагайте свои вопросы ясно, кратко и позитивно
-сохраняйте молчание, если нечего сказать
-если не уверены. избегайте слов:"Я думаю...", вместо этого задайте вопрос председателю:"Думаете ли Вы..."
-твердо отстаивайте свои доводы, но не упорствуйте, если проигрываете в споре
-слушайте и наблюдайте
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
